Genehmigungsworkflows verwalten

Administratoren können Genehmigungsworkflow-Templates erstellen und verwalten. Diese Templates legen fest, welche Schritte (und in welcher Reihenfolge) bei einer Genehmigungsanfrage durchlaufen werden.

Workflow-Templates

Navigation: Genehmigungen → Workflows verwalten (Sidebar-Link für Admins)

Neues Template erstellen

Auf Neuer Workflow klicken.
Name und Beschreibung eingeben (z.B. „Software-Freigabe“, „Budgetantrag“).
Mit Erstellen bestätigen.

Das Template wird sofort als Aktiv angelegt und steht beim Anfordern von Genehmigungen zur Auswahl.

Schritte hinzufügen

Jedes Template besteht aus einem oder mehreren Schritten, die sequenziell durchlaufen werden.

Auf Schritt hinzufügen beim gewünschten Template klicken.
Folgenden Felder ausfüllen:

Feld	Beschreibung
Name	Bezeichnung des Schritts (z.B. „Teamleiter-Freigabe“)
Genehmigertyp	`Benutzer` (konkrete Person) oder `Rolle` (alle Mitglieder dieser Rolle)
Genehmiger	Wählen Sie den Benutzer oder die Rolle aus
Reihenfolge	Wird automatisch vergeben (1, 2, 3 …)

Mit Hinzufügen bestätigen.

Genehmiger-Typen

Typ	Verhalten
Benutzer	Nur der ausgewählte Benutzer kann diesen Schritt genehmigen
Rolle	Alle Benutzer mit dieser Rolle (Admin / Agent) können den Schritt genehmigen – die erste Entscheidung gilt

Schritte löschen

Einzelne Schritte können über das Papierkorb-Symbol neben dem jeweiligen Schritt entfernt werden. Die Reihenfolge der verbleibenden Schritte passt sich automatisch an.

Template deaktivieren / löschen

Deaktivieren: Schalten Sie den Status-Schalter auf einem Template-Card auf inaktiv. Das Template wird bei neuen Anfragen nicht mehr angezeigt, bestehende Anfragen laufen weiter.
Löschen: Klicken Sie auf Löschen. Templates mit laufenden Anfragen können nicht gelöscht werden.

Datenbankstruktur

Tabelle	Beschreibung
`approvalWorkflows`	Template-Definitionen (Name, Beschreibung, aktiv, tenantId)
`approvalWorkflowSteps`	Einzelne Schritte je Template (Reihenfolge, Genehmigertyp, Genehmiger-ID/Rolle)
`approvalRequests`	Laufende Genehmigungsanfragen (Ticket, Workflow, Status, Antragsteller, Notiz)
`approvalDecisions`	Einzelne Entscheidungen pro Schritt (Genehmiger, Entscheidung, Kommentar, Zeitstempel)

API-Endpunkte

Methode	Endpunkt	Beschreibung	Berechtigung
`GET`	`/api/approval-workflows`	Alle Templates des Mandanten abrufen	Admin
`POST`	`/api/approval-workflows`	Neues Template erstellen	Admin
`PATCH`	`/api/approval-workflows/:id`	Template aktualisieren (Name, Beschreibung, aktiv)	Admin
`DELETE`	`/api/approval-workflows/:id`	Template löschen	Admin
`POST`	`/api/approval-workflows/:id/steps`	Schritt hinzufügen	Admin
`DELETE`	`/api/approval-workflows/:workflowId/steps/:stepId`	Schritt entfernen	Admin
`GET`	`/api/approvals`	Eigene Anfragen abrufen	Admin, Agent
`GET`	`/api/approvals/pending`	Ausstehende Entscheidungen abrufen	Admin, Agent
`GET`	`/api/approvals/pending/count`	Anzahl ausstehender Entscheidungen	Admin, Agent
`GET`	`/api/approvals/ticket/:ticketId`	Genehmigung eines Tickets abrufen	Admin, Agent
`POST`	`/api/approvals`	Neue Genehmigungsanfrage stellen	Admin, Agent
`POST`	`/api/approvals/:id/decide`	Entscheidung treffen (genehmigen/ablehnen)	Admin, Agent
`POST`	`/api/approvals/:id/cancel`	Anfrage abbrechen	Admin, Agent

Best Practices

Halten Sie Workflows kurz: 2–3 Schritte genügen für die meisten Prozesse.
Nutzen Sie Rollen statt konkreter Benutzer, wenn es mehr als einen möglichen Genehmiger gibt – so bleiben Templates wartbar, auch wenn sich Belegschaft ändert.
Legen Sie beschreibende Namen an, die den Zweck klar kommunizieren (z.B. „IT-Änderungsantrag“, „Urlaubsfreigabe“).
Überprüfen Sie regelmäßig, ob inaktive Templates noch benötigt werden, und löschen Sie nicht mehr verwendete Templates.